Recordmanager Informatiehuishouding(interim)

De Raad van State bevindt zich midden in een proces van veranderingen. Ontwikkelingen op het gebied van ICT, digitalisering en informatievoorziening volgen elkaar snel op. Onderdeel hiervan is een digitaliseringstraject waar op dit moment niet alle capaciteit voor in huis is.

De opdracht: iemand die op een professionele wijze ondersteuning kan bieden op het gebied van een goede informatiehuishouding.

De focus van de opdracht richt zich op het goed inrichten van (digitale) archiveringsprocessen, waarbij alle relevante documenten gedurende de vereiste termijn duurzaam bewaard worden en gemakkelijk terug te vinden zijn.

Daarnaast begeleidt de recordmanager de gehele levenscyclus van (digitale) archiefbescheiden.

De recordmanager werkt nauw samen met de archivaris in het beheer van (digitale) informatie en het zorgdragen voor bewustwording binnen Raad van State op het gebied van archivering, informatiehuishouding en kennisborging. De recordmanager richt zich vooral op digitaal archiefbeheer zoals het inrichten van het archiefbeheer en de archiveringsprocessen in digitale systemen.

• Bijdragen aan ontwikkelen van het beleid binnen het werkveld archivering (inclusief recordmanagement).

• Het inhoudelijk begeleiden van medewerkers als het gaat om archiefbeheer inclusief bewerking.

• Toezien op het in archief-technische zin juist en consequent gebruik van het documentaire informatiesysteem en andere digitale informatiesystemen, die onder de archiefwet vallen.

• Adviseren inzake de ontwikkeling van het informatie- of recordmanagement en archivering binnen de organisatie;

• Adviseren over de kwaliteit van het registreren en archiveren van documenten/records op basis van wet- en regelgeving en organisatieprocedures.

• Opstellen van werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen, inclusief de inrichting van de systemen, gerelateerd aan het (digitale) archiefbeheer

• Deelname aan interne projecten

• Begeleiden digitale archiveringsprocessen, migraties, conversies, etc. van archiefinformatie.

De Raad van State heeft twee functies. Enerzijds is de Afdelingsadvisering van de Raad van State onafhankelijk adviseur van de regering en het parlement over de wetgeving en het bestuur en de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State de hoogste algemene bestuursrechter van het land.

De Raad van State stelt zich ten doel om door advisering aan wetgever en bestuur en door bestuursrechtspraak bij te dragen aan behoud en versterking van de democratische rechtsstaat en beveiligde de eenheid, legitimiteit en kwaliteit van openbaar bestuur in brede zin. De Grondwet en de Wet op de Raad van State vormen het ondersteunende kader, waarbinnen de Raad van State zijn taken heeft uitgevoerd. Het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden vormt de grondslag voor zijn werkzaamheden als Raad van State van het Koninkrijk.

De Afdeling Advisering brengt zijn adviezen over wetsvoorstellen, algemene maatregelen van het bestuur en internationale verdragen uit aan de regering. Bij advisering laat zij op onder meer de beleidsanalyse, de juridische en de wetstechnische kwaliteit van de adviesaanvragen. De afdeling advisering is voor dit werk verdeeld in vier secties die elk de advisering over de presentatie van twee of drie ministeries voorbereiden.

De Afdeling bestuursrechtspraak spreekt recht in hoogste instantie in geschillen tussen de burger en de overheid. Bekende bekende geschillen over omgevingsvergunningen (bouw-, kap-, milieu-, en monumentenvergunningen), handhavingsgeschillen, subsidies en besluiten op basis van de Wet openbaarheid van bestuur. Daarnaast spreekt de Afdeling bestuursrechtspraak recht in geschillen op het gebied van de ruimtelijk ordening en de vreemdelingenwet.

De Raad van State bestaat uit een vice-president en circa 70 leden, die staatsraden worden genoemd. De koning is voorzitter van de Raad van State, maar dat is een ceremoniële en symbolische functie. De ambtelijke organisatie van de raad van State bestaat uit ongeveer 650 medewerkers, van wie de halve jurist is. De secretaris heeft leiding over de ambtelijke organisatie die bestaat uit vier directies, te weten directie Advisering, directie Bestuursrechtspraak, directe Bestuurondersteuning en directie Bedrijfsondersteuning (incl. afdeling ICT)

• Ruime en relevante kennis en ervaring op het gebied van archiveren, informatie- en recordsmanagement en de ontwikkelingen daarin. Bij voorkeur ervaring binnen een overheidsorganisatie. (Minimaal 5 bewezen jaren)

• Een opleiding op HBO of WO niveau op het gebied van archiefbeheer of digitaal informatiebeheer: Recordsmanagement, SOD II of archivistiek of vergelijkbaar. (Opleiding/Certificaat/Werkervaring aanwezig)

• Kennis van wet- en regelgeving, relevant voor het vakgebied, zoals de Archiefwet, de relevante NEN-ISO normen, de Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO), het Toepassingsprofiel Metadata Rijksoverheid (TMR en de aankomende MDTO) en algemene kennis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid.

• Inzicht in bestuurlijke processen en organisatiestructuren.

• Inzicht in de planning- en controlcyclus.

• In staat gevraagd en ongevraagd te adviseren in vraagstukken op het gebied van archivering en compliance.

• In staat om op verschillende niveaus duidelijk te communiceren.