Wat zijn de voordelen van digitaliseren voor organisaties?

Handmatig gegevens overnemen, informatie zoeken in verschillende systemen of dezelfde administratieve handeling steeds opnieuw uitvoeren. Veel organisaties hebben processen die ooit logisch zijn ingericht, maar door groei of nieuwe technologie inmiddels slimmer kunnen.

Digitaliseren kan helpen om informatie toegankelijker te maken, processen efficiënter in te richten en medewerkers beter te ondersteunen in hun dagelijkse werk. Maar digitaliseren betekent niet simpelweg zoveel mogelijk systemen en software introduceren. De echte meerwaarde ontstaat wanneer technologie aansluit op een concreet organisatievraagstuk.

Wat betekent digitaliseren precies, welke voordelen kan het opleveren en hoe pak je het aan? In dit artikel nemen we je daarin mee.

Wat is digitaliseren?

Digitaliseren betekent in de basis dat informatie, documenten of werkzaamheden die niet digitaal verlopen worden omgezet naar een digitale vorm. Een eenvoudig voorbeeld is een papieren formulier vervangen door een digitaal formulier. Maar digitaliseren kan verder gaan. Denk aan informatie centraal beschikbaar maken, systemen met elkaar laten samenwerken of een handmatige processtap digitaal laten verlopen.

Het doel is dus niet per definitie om méér technologie te gebruiken. Technologie is een middel om werkzaamheden slimmer, toegankelijker of beter beheersbaar te maken.

Voorbeelden van digitalisering

Digitalisering kan er binnen iedere organisatie anders uitzien. Denk bijvoorbeeld aan:

• papieren documenten digitaal opslaan en beschikbaar maken;
• aanvragen via een digitaal formulier laten verlopen;
• informatie centraal beschikbaar stellen voor medewerkers;
• handmatige gegevensoverdracht tussen processen verminderen;
• medewerkers digitaal laten samenwerken;
• rapportages baseren op digitaal beschikbare gegevens;
• delen van een bedrijfsproces automatiseren.

Een klein administratief proces digitaliseren kan al waarde opleveren. Digitalisering hoeft dus niet direct een organisatiebreed verandertraject te zijn.

Wat is het verschil tussen digitaliseren en digitalisatie?

De termen digitaliseren, digitalisering en digitalisatie worden in de praktijk regelmatig door elkaar gebruikt. Afhankelijk van de gehanteerde definitie kan er wel een onderscheid worden gemaakt. Met digitaliseren wordt meestal het daadwerkelijk digitaal maken van informatie of werkzaamheden bedoeld. Een papieren document wordt bijvoorbeeld digitaal opgeslagen. Digitalisatie wordt vaak breder gebruikt voor het toepassen van digitale technologie om processen en werkwijzen te verbeteren. Het gaat dan niet alleen om het digitale bestand zelf, maar om wat je met technologie anders of slimmer kunt organiseren. Daarboven wordt vaak nog gesproken over digitale transformatie. Daarbij verandert technologie niet alleen individuele processen, maar heeft deze invloed op de manier waarop een organisatie werkt of waarde levert.

Waarom digitaliseren?

Digitaliseren om het digitaliseren zelf heeft weinig waarde. De belangrijkste vraag is daarom niet: welke technologie kunnen we gebruiken? Maar: welk probleem willen we ermee oplossen?

Aanleidingen kunnen bijvoorbeeld zijn:

• medewerkers besteden veel tijd aan herhalende handelingen;
• informatie is verspreid over verschillende locaties of systemen;
• gegevens moeten regelmatig handmatig worden overgenomen;
• processen zijn foutgevoelig;
• medewerkers hebben onvoldoende inzicht in de voortgang;
• samenwerken kost onnodig veel handmatige afstemming;
• een bestaand proces kan moeilijk meegroeien met de organisatie.

Wat zijn de voordelen van digitaliseren?

De precieze voordelen hangen af van het proces en de organisatie. Toch zijn er verschillende voordelen die regelmatig terugkomen wanneer bedrijfsprocessen goed worden gedigitaliseerd.

1. Efficiënter werken

Handmatige en repetitieve werkzaamheden kosten tijd. Door geschikte processtappen digitaal in te richten, kunnen medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratie en herhaling. Die vrijgekomen capaciteit kan vervolgens worden besteed aan werkzaamheden waarvoor menselijke kennis en aandacht belangrijker zijn.

2. Informatie sneller toegankelijk maken

Digitale informatie kan centraal beschikbaar worden gemaakt voor medewerkers die deze nodig hebben. Dat vermindert het zoeken in losse documenten, mappen of verschillende fysieke locaties. Goede toegankelijkheid helpt bovendien bij samenwerken tussen teams en locaties.

3. Minder handmatige fouten

Iedere keer dat informatie handmatig wordt gekopieerd, ingevoerd of doorgegeven, kan een fout ontstaan. Door processtappen slim digitaal met elkaar te verbinden, kan een deel van die handmatige gegevensoverdracht worden voorkomen.

4. Meer inzicht uit gegevens

Wanneer processen digitaal verlopen, ontstaat er vaak ook meer bruikbare data over die processen. Denk aan inzicht in doorlooptijden, aantallen aanvragen of de status van werkzaamheden. Dat kan organisaties helpen om knelpunten te herkennen en beslissingen beter te onderbouwen.

5. Flexibeler samenwerken

Wanneer informatie digitaal en op de juiste manier toegankelijk is, zijn medewerkers minder afhankelijk van één fysieke locatie of één persoon die over bepaalde informatie beschikt. Dat kan samenwerking binnen én tussen teams eenvoudiger maken.

6. Processen makkelijker laten meegroeien

Handmatige processen kunnen steeds arbeidsintensiever worden wanneer een organisatie groeit. Een goed ingericht digitaal proces kan eenvoudiger worden aangepast of uitgebreid wanneer de behoefte verandert. Daarmee kan digitalisering bijdragen aan een organisatie die gemakkelijker kan meebewegen.

Digitaliseren van processen: waar begin je?

De grootste fout is vaak beginnen bij een tool in plaats van bij het proces. Een nieuw systeem maakt een inefficiënt proces namelijk niet automatisch goed. Soms digitaliseer je dan vooral een werkwijze die eigenlijk eerst opnieuw bekeken had moeten worden. Een praktische aanpak begint daarom met een aantal vragen:

1. Welk probleem willen we oplossen?

Breng eerst de huidige situatie en het concrete knelpunt in kaart.

2. Hoe verloopt het proces nu?

Bekijk welke stappen worden uitgevoerd, welke informatie nodig is en waar vertraging, dubbel werk of fouten ontstaan.

3. Wat moet het resultaat zijn?

Bepaal vooraf wat digitaliseren moet verbeteren. Bijvoorbeeld minder handmatige werkzaamheden, beter inzicht of eenvoudigere samenwerking.

4. Welke technologie is daarvoor nodig?

Pas daarna komt de technische oplossing in beeld. De technologie moet aansluiten op het vraagstuk, niet andersom.

5. Hoe meten we of het werkt?

Bepaal vooraf wanneer de verandering succesvol is. Zo wordt digitaliseren een gericht verbetertraject in plaats van alleen een technische implementatie. Wanneer het digitaliseren van processen uitgroeit tot een concreet IT-project met een afgebakende scope, planning en gewenst resultaat, kan een gestructureerde aanpak belangrijk worden. Lees meer over hoe ResultaatGroep werkt aan IT projectrealisatie.

Wat zijn de uitdagingen van digitalisering?

Digitalisering heeft voordelen, maar een technische oplossing alleen maakt een verandering nog niet succesvol. Een aantal aandachtspunten verdient daarom vanaf het begin aandacht.

Technologie moet passen bij het proces

Niet iedere nieuwe applicatie of technische mogelijkheid levert automatisch verbetering op. Eerst moet duidelijk zijn welke behoefte wordt opgelost.

Medewerkers moeten ermee kunnen werken

Een proces verandert pas echt wanneer de mensen die ermee werken de nieuwe werkwijze begrijpen en kunnen toepassen. De menselijke kant van digitalisering moet daarom worden meegenomen.

Security moet onderdeel zijn van de aanpak

Wanneer meer informatie digitaal beschikbaar wordt en systemen met elkaar worden verbonden, moet ook worden gekeken naar veilige toegang en bescherming van informatie.

Verandering vraagt om duidelijke afspraken

Digitalisering kan verantwoordelijkheden, werkwijzen en processen veranderen. Duidelijkheid over doelen, rollen en gewenste resultaten helpt om grip te houden op het traject.

Digitaliseren begint niet bij technologie

De voordelen van digitaliseren kunnen groot zijn: efficiënter werken, betere toegang tot informatie, minder handmatige fouten, meer inzicht en flexibelere processen. Maar die voordelen ontstaan niet automatisch door software toe te voegen.

Heb je voor een digitaliseringsvraagstuk tijdelijk specialistische IT-kennis nodig? Bekijk dan IT ondersteuning. Gaat het om een volledig IT-project waarbij scope, planning, risico's en resultaat vooraf duidelijk moeten worden vastgelegd? Lees meer over IT projectrealisatie.